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公司檔案合同(8份范本)

發(fā)布時(shí)間:2024-11-12 查看人數(shù):33

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公司檔案合同

【第1篇】公司檔案工作管理制度

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

【第2篇】公司檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文件資料,有效地促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定,并結(jié)合公司的實(shí)際情況,制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則。各_____部門(mén)均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專(zhuān)職或兼職檔案人員,集中統(tǒng)一管理本部門(mén)內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1.含義:檔案是指在各種管理活動(dòng)中,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料;

2.具體范圍:本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄;決策層各種會(huì)議記錄、紀(jì)要;重要規(guī)章制度;重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案;重要的訴訟檔案;政府頒布的各種許可證書(shū);各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料;重要?jiǎng)趧?dòng)人事資料;其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理,人事方面的檔案由_____部整理,各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同、資料由各部門(mén)整理,會(huì)計(jì)檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1.歸檔原則_____原始、真實(shí)、合符規(guī)定。

(1)歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的原始記錄;

(2)資料應(yīng)按歸檔范圍進(jìn)行積累,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程;

(3)歸檔資料應(yīng)按照國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求,進(jìn)行整理、編目。

2.歸檔時(shí)間

(1)科學(xué)技術(shù)檔案(科研類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、工程類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi))歸檔時(shí)間可視項(xiàng)目周期長(zhǎng)短而定,周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔。

(2)文書(shū)檔案(行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi))應(yīng)按年度歸檔,一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。

(3)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度歸檔,一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3.具體內(nèi)容

(1)立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角,案卷目錄找印_____份,卷內(nèi)目錄打印_____份。

(2)案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如有破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄及有字跡的材料,要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料,要按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱(chēng),文字要簡(jiǎn)練、確切,用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡端正。

(3)根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編組號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等,檔案目錄主要由封面、卷宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

(4)案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列,永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管,要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。

二、管理工作

1.管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

2.檔案分類(lèi)

本公司檔案實(shí)行按保管期限分類(lèi)法,具體如下:

(1)永久保存檔案,包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案;重要的訴訟關(guān)系檔案;重要的政府許可證書(shū);有關(guān)公司歷史的檔案;決算書(shū)和其他重要的檔案;

(2)保存十年檔案,包括請(qǐng)示審批提案檔案,人事任命檔案,獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)檔案,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表,以及永久保存以外的重要檔案;

(3)保存五年檔案,指不需要保存十年的次重要檔案;

(4)保存一年檔案,指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)檔案。如果是調(diào)查報(bào)告原件,則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

3.管理人員日常工作

(1)公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備,注意做好保密工作,檔案室的房門(mén)窗要堅(jiān)固,并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強(qiáng)光等措施。確保檔案安全。

(2)檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引,以便于查找。

(3)每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,確保檔案的安全。

4.檔案的銷(xiāo)毀

對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷(xiāo)毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,送______審批后銷(xiāo)毀。

銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),防止失密。

第六條 檔案的利用

(1)借閱文件采用審批制,并詳細(xì)登記,未經(jīng)許可,任何人不準(zhǔn)借閱,注明歸還日期,簽署借閱部門(mén)和借閱人。檔案資料借出時(shí)應(yīng)詳細(xì)檢查有無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況,經(jīng)確認(rèn)后方可借出。閱后完整按時(shí)歸還,歸還時(shí)同樣嚴(yán)格檢查,以明確責(zé)任;

(2)一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后,方可借閱本部門(mén)有關(guān)的檔案資料;重要資料須經(jīng)_____審批;密級(jí)檔案資料,須經(jīng)______和______共同審批。

(3)原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料,特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門(mén)有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。

(4)借閱人員需要復(fù)印、摘抄,須經(jīng)_____批準(zhǔn),未經(jīng)許可,不得擅自復(fù)印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?jīng)_______批準(zhǔn)后實(shí)施。

【第3篇】公司檔案工作保密制度

第一條 設(shè)立目的

為做好檔案的安全保密工作,根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》及有關(guān)保密規(guī)定,制定本制度。

第二條 工作原則

檔案工作人員應(yīng)以維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則,不得私自摘抄、復(fù)印、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容。

第三條 對(duì)檔案工作人員的保密要求

一、日常工作要求

1.檔案工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時(shí),要按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對(duì),做到簽字、登記、注銷(xiāo)等手續(xù)齊全,帳目清楚。查閱密級(jí)檔案,必須履行批準(zhǔn)手續(xù),在檔案室內(nèi)查閱,復(fù)印只能在檔案館復(fù)印。未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將密級(jí)檔案借出。

2.檔案工作人員要嚴(yán)格守國(guó)家機(jī)密,不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案的內(nèi)容,不準(zhǔn)利用職權(quán)私自復(fù)印檔案材料。

3.凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料,一律不準(zhǔn)查閱、摘抄和復(fù)印。凡需復(fù)制保密檔案材料,須經(jīng)______批準(zhǔn)后,方可復(fù)制。

4.檔案室無(wú)人時(shí),應(yīng)將門(mén)、窗關(guān)牢,柜上鎖,確保安全無(wú)誤。

5.嚴(yán)守保密規(guī)定,不該說(shuō)的話不說(shuō),不該做的事不做,做到“保守機(jī)密,慎之又慎”。

6.在工作形成的廢紙,不得隨意亂扔。

7.檔案信息上網(wǎng),須遵守信息保密規(guī)則,確保檔案完整與安全,嚴(yán)防泄密。

8.防止通過(guò)電話、傳真、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、筆記本電腦和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等泄密,嚴(yán)禁使用涉密計(jì)算機(jī)登陸國(guó)際互聯(lián)網(wǎng),不私自保存、復(fù)制和銷(xiāo)毀秘密載體。

9.每年進(jìn)行_____次保密檢查,并報(bào)上級(jí)______。

二、檔案銷(xiāo)毀工作要求

1.經(jīng)過(guò)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案材料,要按有關(guān)規(guī)定寫(xiě)出鑒定報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)______批準(zhǔn)后,由_____人以上監(jiān)督銷(xiāo)毀。

三、特殊情況的處理方法

若所借檔案丟失,檔案工作人員須及時(shí)通知_____部門(mén),并寫(xiě)明情況(丟失時(shí)間、地點(diǎn)、具體檔案名稱(chēng)等)以便及時(shí)處理。

第四條 附則

本制度經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施,增設(shè)修訂亦同。

本制度最終解釋權(quán)歸本公司。

【第4篇】公司檔案遷入申請(qǐng)書(shū)格式

________市________區(qū)工商分局:

有限公司于________年____月____日召開(kāi)股東會(huì),決議變更公司地址,把原公司地址為:,遷移至:.故申請(qǐng)將我司檔案調(diào)入?yún)^(qū)工商分局,望批準(zhǔn)!

股東簽名:

________公司

________年____月____日

【第5篇】有限股份公司檔案管理制度

目的

為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時(shí)的分類(lèi)歸檔,并有效傳遞使用,提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

范圍

本制度適用于公司各級(jí)檔案管理。

名詞解釋

檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。

歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,一件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)印件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。

4職責(zé)

公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作,包括本制度的制定修改及解釋?zhuān)⒍綄?dǎo)各部門(mén)執(zhí)行。

各部門(mén)(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員,并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行,具有對(duì)本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。

行政部檔案管理工作:

組織開(kāi)展檔案的定期移交,進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。

組織開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。

負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。

負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。

各部門(mén)(廠)檔案管理員:

負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案的整理、存檔工作。

管理內(nèi)容:

檔案的歸檔范圍包括:文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)鑒別和收集本部門(mén)的相關(guān)資料,并確保文件的質(zhì)量。

質(zhì)量要求:

紙質(zhì)類(lèi)檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整,有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對(duì)于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整,字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無(wú)病毒、聲像清晰、完整無(wú)損,實(shí)物無(wú)破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件,做好備份。

檔案收集規(guī)則

公司各部門(mén)(廠)檔案管理員在收集資料時(shí)應(yīng)注意:

及時(shí)收集。對(duì)于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸,即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化,應(yīng)注意收集文件在變化過(guò)程中產(chǎn)生的重要過(guò)程文件資料。

嚴(yán)格檢查。對(duì)于收集起來(lái)的各類(lèi)檔案資料,應(yīng)逐件進(jìn)行檢查:

文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;

文件如是原件,應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件,應(yīng)注明無(wú)原件的原因及原件存放地。

檔案整理規(guī)則:

公司檔案設(shè)置三級(jí)類(lèi)目:

一級(jí)類(lèi)目以部門(mén)名稱(chēng)關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。

二級(jí)類(lèi)目設(shè)置6大類(lèi),包括文書(shū)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、職工類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)。

三級(jí)類(lèi)目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置,如:公文類(lèi)、會(huì)議紀(jì)要類(lèi)、合同類(lèi)、法律資質(zhì)類(lèi)等。

裝訂:

歸檔文書(shū)類(lèi)文件應(yīng)按件裝訂時(shí),正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí),復(fù)文在前。來(lái)文在后。

裝訂之前,須去掉卷內(nèi)文件上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物,對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊,不壓字,不掉頁(yè),不倒頁(yè),不損壞文件,不妨礙閱讀。

對(duì)于不經(jīng)常使用的公文類(lèi)檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。

不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存,便于查閱。

對(duì)于特殊類(lèi)別的資料,如設(shè)計(jì)圖紙等,可根據(jù)自身需要,進(jìn)行裝訂。

排列:

歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)目錄內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間依次排序。

編號(hào):

公司英文字母+案卷位置編號(hào)-類(lèi)別(項(xiàng)目、型號(hào))簡(jiǎn)稱(chēng)年度-案卷號(hào)-件(盤(pán)、盒、頁(yè)號(hào))例如:xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指:此份資料為新大東公司行政部公文類(lèi)____________年檔案,位置在2a箱第一個(gè)案卷的001號(hào)文件。

聲像檔案

照片及底片一并組卷保管,每張照片編一個(gè)照片號(hào),并在照片背面注明編號(hào);每組照片須填寫(xiě)照片檔案說(shuō)明,包括:照片的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽,注明檔號(hào)、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時(shí)間、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí);錄像帶要在盒上注明檔號(hào)、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)種、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí)。

實(shí)物檔案

每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽,注明實(shí)物檔案名稱(chēng)、相關(guān)責(zé)任人、保管理由,保管時(shí)間及期限。

編目:

卷內(nèi)文件目錄(附表):將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目,來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

將歸檔文書(shū)目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。

裝盒:

將歸檔文書(shū)類(lèi)檔案文件按頁(yè)號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面及備考表(附表)項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸,備考表用于說(shuō)明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等,放置于盒內(nèi)文件之后。

檔案的保管和保護(hù):

檔案的移交、日常調(diào)閱、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格登記,明確資料在流動(dòng)過(guò)程中的保管保護(hù)責(zé)任人。

聲像檔案應(yīng)一式兩份,其中一份作為保存件,不得外借。每半年或一年對(duì)聲像檔案檢查一次,如有問(wèn)題,及時(shí)采取措施,進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。

檔案柜應(yīng)滿(mǎn)足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防塵的要求。

檔案的移交:

移交規(guī)則:

在所有檔案移交前,公司各部門(mén)(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整,是否符合文件質(zhì)量要求。

文書(shū)檔案的移交:

由各部門(mén)(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類(lèi),定期移交行政部。

聲像實(shí)物檔案的移交:

聲像實(shí)物檔案形成后,所在部門(mén)(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。

對(duì)于各種重要資料,如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

移交要求:

移交的資料均應(yīng)為原件。

若各部門(mén)業(yè)務(wù)工作須使用原件資料,應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交,在辦理借出手續(xù)。

各級(jí)單位在簽訂合同類(lèi)文件時(shí),應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價(jià)值和意義的文件資料。

資料應(yīng)按類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理,整理完畢后方可移交,整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)《檔案交接登記表》(附表),確保填寫(xiě)內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。

行政部檔案管理員對(duì)移交資料進(jìn)行檢查核實(shí),確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》,以備查考。

移交資料前,各級(jí)單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔,以方便部門(mén)內(nèi)部的資料借閱使用。

移交時(shí)限:

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作,對(duì)存檔時(shí)間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。

檔案的借閱:

公司人員借閱本部門(mén)檔案,填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》(附表),經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

公司人員借閱本部門(mén)檔案,填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》,經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式),經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱,不得帶出公司,不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

檔案借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé),不得自行復(fù)制,修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任,保證檔案文件在借閱期間的完整無(wú)缺,不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

借閱人需要復(fù)制檔案時(shí),應(yīng)提出申請(qǐng)。復(fù)制件用后及時(shí)歸還,不得轉(zhuǎn)讓、交換或買(mǎi)賣(mài)。如無(wú)法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。

檔案借閱不得超過(guò)一個(gè)月。如需再借,應(yīng)在借閱期滿(mǎn)一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理,檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。

檔案保管期限:

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價(jià)值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替,定期用字母“d”代替,如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)的,在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為定期保管。

檔案的處置

公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。對(duì)于保管期滿(mǎn)的檔案,應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)值,通過(guò)鑒定提出對(duì)部分檔案的處置措施,經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,方可對(duì)檔案進(jìn)行處置。

如檔案尚存一定保存價(jià)值,應(yīng)需重新確定新的保管期限,繼續(xù)保存。

如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷(xiāo)毀。

銷(xiāo)毀

經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》(附表),相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審,行政部審核,確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司總裁審批,簽字確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀。

對(duì)于已批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可通過(guò)焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀,不得賣(mài)給廢品站或留做他用。檔案的銷(xiāo)毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行,銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人明確分工。

對(duì)發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰:

借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象,但不影響檔案正常使用的,給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁(yè)數(shù)、損壞等現(xiàn)象的,給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;發(fā)生丟失行為的,其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。

私自留存聲像檔案,未給公司造成損失的,給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;給公司造成損失的,給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。

借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息,未給公司造成損失的,給予有關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的,相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。

附表:

卷內(nèi)文件目錄

備考表

檔案交接登記表

檔案借(查)閱單

檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

【第6篇】公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)

尊敬的領(lǐng)導(dǎo):

我叫_____________________,于20______________年6月19日進(jìn)入公司,成為公司的試用員工,根據(jù)公司的需要,目前擔(dān)任_____________________項(xiàng)目檔案員一職,負(fù)責(zé)檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生,初來(lái)公司,曾經(jīng)很迷茫,不知道該如何做好工作,但是在項(xiàng)目上寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的企業(yè)文化,讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變,讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進(jìn)入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個(gè)月的時(shí)間,這三個(gè)月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多,感悟也很多,從之前的一無(wú)所知到現(xiàn)在對(duì)工作有了一定程度的了解,現(xiàn)將工作情況簡(jiǎn)要總結(jié)如下:1、檔案預(yù)控這一點(diǎn)至關(guān)重要,也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項(xiàng)目施工過(guò)程中逐步形成的,是工程施工過(guò)程-真實(shí)、全面的反映,對(duì)控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說(shuō),如果檔案不符合要求,工程實(shí)體質(zhì)量根本就無(wú)從談起,也勢(shì)必會(huì)影響到后面工程竣工的驗(yàn)收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進(jìn)入項(xiàng)目時(shí),項(xiàng)目工程施工已經(jīng)基本完成,在項(xiàng)目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下,慢慢熟悉一些基本的工作流程,及時(shí)收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對(duì)這些工程檔案,認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后,交由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字,在交與甲方或監(jiān)理并及時(shí)做好簽發(fā)文件臺(tái)帳。另外,在工程施工過(guò)程中有材料進(jìn)場(chǎng)的,必須及時(shí)向材料員要回材料檢驗(yàn)報(bào)告與合格證同時(shí)記錄好材料種類(lèi)、名稱(chēng)、型號(hào)數(shù)量等,為以后上報(bào)材料報(bào)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。再來(lái)的就是必須及時(shí)做好檢驗(yàn)批和隱蔽工程的申報(bào),這對(duì)以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一個(gè)項(xiàng)目的檔案員,還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)。因技術(shù)、材料等是不斷更新的,只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí),補(bǔ)充自身的不足,才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過(guò)三個(gè)月的試用期,我深深體會(huì)到有一個(gè)和諧、共進(jìn)的團(tuán)隊(duì)是非常重要的,有一個(gè)積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進(jìn)的動(dòng)力。______________公司給了我這樣一個(gè)發(fā)揮的舞臺(tái),我就要珍惜這次機(jī)會(huì),為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請(qǐng),希望自己能成為公司的正式員工,懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。

此致敬禮!

申請(qǐng)人:

______________年_________月_________日

【第7篇】公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化,對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,為本公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供服務(wù),特制訂本辦法。

第二條 負(fù)責(zé)部門(mén)

電子文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,由_____部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1.收集方法

(1)及時(shí)按照要求制作備份。

(2)需在登記表中登記。

(3)登記表應(yīng)與備份一同保存。

(4)登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

(5)電子文件性質(zhì)代碼:r—草稿性電子文件;u—非正式電子文件;o—正式電子文件;n—無(wú)紙電子文件;t—文本文件;i一圖象文件;g—圖形文件;v一影像文件;a—聲音文件;m—多媒體文件;p—計(jì)算機(jī)程序;d—數(shù)據(jù)文件。

2.具體收集流程

(1)記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,由______確定是否保留。

(2)保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

(3)在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

(4)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性;用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

(5)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(cad)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

(6)用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。

二、電子文件的歸檔

1.電子文件的整理

電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中;應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄;歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。

2.電子文件的歸檔

(1)歸檔時(shí)間

邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

(2)歸檔檢測(cè)與鑒定

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。

(3)歸檔過(guò)程

a把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。

b存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

c將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

d在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

3.其他注意事項(xiàng)

(1)應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔類(lèi)型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

(2)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

(3)具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門(mén)檔案管理人員保管。其須遵循以下流程:

1.電子文件檢驗(yàn)

歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到_____%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法,樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____%合格率應(yīng)達(dá)到__%。具體檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體有劃痕,是否清潔;有無(wú)病毒;核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù);核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有錯(cuò)的,應(yīng)及時(shí)將錯(cuò)誤信息反饋部門(mén)領(lǐng)導(dǎo),并重新制作。

2.電子文件保管

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

(1)歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

(2)環(huán)境溫度選定范圍:℃—__________℃;相對(duì)濕度選定范圍:___%—___%。

(3)存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣體隔離。

3.電子文件抽樣檢查

每滿(mǎn)____年,對(duì)電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿(mǎn)____年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于_____%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。定期檢驗(yàn)結(jié)果,應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

4.電子文件的利用

利用時(shí)使用拷貝件,要遵守保密規(guī)定。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5.電子文件的銷(xiāo)毀

電子檔案的銷(xiāo)毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí),如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施,增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。

【第8篇】公司檔案遺失證明書(shū)

致:

由于本公司保管不慎,將與貴公司簽訂的 (合同編號(hào):)貳份合同原件丟失,合同有效期為 年 月 日至 年 月 日。

由于本公司審計(jì)需要原件,煩請(qǐng)貴司將該合同原件壹份郵寄至我司地址,并由我司存檔保管。

現(xiàn)聲明,此合同變?yōu)橐际絻煞荩p方各執(zhí)壹份,合同主體條款不變,一切遵循原協(xié)議執(zhí)行。

單位名稱(chēng):

公司檔案合同(8份范本)

第一條設(shè)立目的為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化,對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,為本公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供服務(wù),特制訂本辦法。第二…
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